顧客管理表の作り方エクセル・LINE・顧客管理システム、少人数の会社はどれから始める？

顧客管理表は、少人数の会社ならエクセル（またはスプレッドシート）1枚から始めれば十分です。大事なのはツール選びより先に、
「月に1回、この表を見て何を決めるか」を決め、
そこから列を選ぶことです。お客様ごとに「初回購入日・最終購入日・購入回数・入金合計」の4列を入れておくと、
表が名簿で終わらず、
売上とお客様の満足を高める材料になります。

この記事で分かること

• 顧客管理表に入れる項目と、少人数の会社が最初に絞る列
• エクセル・LINE・顧客管理システム、
  それぞれに向いている会社
• 作った表が更新されなくなる理由と、続けられる作り方

「お客様の情報が、エクセルと、LINEと、社長の頭の中にバラバラにある」

「顧客管理システムを勧められたけれど、うちの規模で要るのか分からない」

顧客管理表を調べている経営者の方は、
こんな状態ではないでしょうか。

顧客管理表とは、何を書く表ですか？

顧客管理表とは、
お客様1人（1社）につき1行で、
連絡先とこれまでの取引・やり取りをまとめた表です。顧客カルテや顧客台帳と呼ばれることもあります。

よく入れる項目は、次の4種類です。

ただ、最初から全部の列を作る必要はありません。列が多いほど書く手間が増え、続かなくなるからです。どの列を残すかは、
この記事の後半の「作る順番」で決めます。

エクセル・LINE・顧客管理システム、どれから始めればいいですか？

表を触るのが社長と数人までなら、
エクセルかスプレッドシート（Googleの表計算）から始めて大丈夫です。

何人かで同時に書き込むなら、
エクセルよりスプレッドシートのほうが向いています。同じファイルを、それぞれの場所から開けるからです。

弥生の解説では、
エクセルの限界のサインとして「データが数千件を超えて動作が遅くなる」「複数人での共有や外出先からの確認でミスが増える」「見積書・請求書など、ほかの業務とつなぐ必要が出てくる」の3つが挙げられています（弥生「エクセルで顧客管理を行う方法」）。システムに移るのは、
このサインが出てからでも遅くありません。

売上につながる顧客管理表には、どの列が要りますか？

連絡先に加えて、
「初回購入日」「最終購入日」「購入回数」「入金合計」の4列です。

この4列があると、次の3つの数字がお客様ごとに出せます。

1. おつきあい期間：初回購入日から、最終購入日まで
2. 購入回数：これまで何回選んでくださったか
3. 生涯ご入金額：これまでにいただいた金額の合計

私は、この3つを自社でいちばん大事な数字にしています。新しいお客様の数より、
長くおつきあいいただけているかのほうが、
「買ってよかった」と思っていただけているかを正直に表すと考えているからです。3つの数字の見方と伸ばし方は、
おつきあい期間・購入回数・生涯ご入金額の3つで見るLTVの高め方にまとめました。

4列が入ったら、並べ替えるだけで次の一手が見えてきます。

しばらくご連絡していない方へのご案内の文面と順番は、
値引きに頼らない休眠顧客の掘り起こし方に書きました。

社長の頭の中にある情報は、どう表に移せばいいですか？

「きっかけ」「お客様の言葉」「次の約束」の3列を足します。

この3つは、多くの会社で社長や担当者の頭の中にしかありません。その人が忙しい週や、休んだ日には、
お客様との話がそこで止まってしまいます。

お客様の言葉は、要約せずにそのまま書きます。要約すると、書いた人の受け取り方に変わってしまうからです。聞き方と置き場所は、
「良かったです」より伝わるお客様の声の集め方にまとめています。

顧客管理表は、どんな順番で作ればいいですか？

次の5つの順番で進めます。

1. 月に1回、表を見て決めることを1つ決める：たとえば「しばらくご連絡していない方の中から、今月どなたにご案内するか」
2. それに要る列だけを選ぶ：お名前と連絡先に、
   上の4列と3列から、
   1で決めたことに使う列だけを足します。上の例なら「最終購入日」「最後に連絡した日」「次の約束」の3列で始められます
3. 情報を1か所に集める：エクセル・LINE・名刺・請求書に散らばった情報を、
   1枚の表に寄せます。購入日と金額は、請求書や売上の記録から拾えます
4. 書き方をそろえる：会社名の書き方（株式会社の位置など）、
   日付の形、誰がいつ書くかを決めます
5. 月に1回、社長が並べ替えて見る：1で決めたことを、
   その場で決めます

5つ目だけは、社長の仕事として残してください。どのお客様に、いつ、何をご案内するかは、
社長が集中すべき仕事のひとつだからです。慣れてきたら、決めることを1つずつ増やし、
そのたびに列を足します。既存のお客様へのご案内の進め方は、
売り込みを増やす前に見直したい既存顧客のフォローに書きました。

お客様の名簿が、売上につながった例

私が以前ご支援した、
健康にかかわるサービスの会社の例です。最初のご相談は「売上は十分。でも取りこぼしがありそう。眠っている資産を使いたい」でした。

この会社には、これまでのお客様の名簿がありました。そこで、名簿のお客様に5日間ご案内し（特典つき・値引きなし）、
セミナーから個別相談へとつなげました。100名近い方がセミナーに申し込み、
数百万円の売上につながりました。

新しいお客様を探す前に、
すでにつながっている方へ届けられる名簿があったことが出発点でした。顧客管理表は、そのつながりを「次にどなたに、何をお届けするか」を決められる形にしておくための表です。

なぜ、顧客管理システムを入れるだけではうまくいかないのですか？

何を残すか、誰が書くか、
何を見て決めるかが決まらないまま入れると、
入力の手間だけが増えるからです。

お客様とのやり取りはLINEや電話で続き、
システムには誰かがあとから打ち直す。この形になると、忙しい週から打ち直しが止まります。入れた日がいちばん新しいデータのまま、
情報はまた社長の頭の中に戻ってしまいます。

もうひとつは、ツールが決めてくれない部分があることです。どのお客様に何をご案内するか、
どの言葉を商品の見直しに使うか。決める基準が言葉になっていなければ、
確認は結局、社長のところに戻ってきます。AIを入れても同じことが起きる理由は、
AIを入れても社長の仕事が減らない理由に書きました。

私は、会社にすでにあるのに使われていないものを、
6つの経営資産（顧客・取引先とのつながり／信用・実績／顧客の声・成功事例／蓄積されたデータ／仕組み・ノウハウ／人に蓄積された知識・経験）に分けて見ています。顧客管理表に入っているのは、
このうち「顧客・取引先とのつながり」「蓄積されたデータ」「顧客の声・成功事例」の3つです。新しいツールを足す前に、まずこの3つを使える形にする。私が支援の軸にしている考え方を一文でいうと、
こうなります。

顧客・信用・実績を活かして、売上と顧客価値を高める。

今あるお客様とのつながりやデータを活かして、
利益と顧客満足を高めた事例と、
最初の30日間の進め方を、
無料の3大特典にまとめました。

3つの特典を無料で受け取る→

一人で進めきれないときは、どうすればいいですか？

表を1枚作るのは、1回なら難しくありません。ただ、日々の仕事と並べると、
情報を集める作業はどうしても後回しになります。

私がご一緒するときは、
まず御社のお客様の記録と、
社長の頭の中にある「うちが選ばれている理由」を一緒に見つけます。そのうえで、目標と毎月見る数字を一緒に決め、
その達成に向けて伴走します。

お客様の情報が、社長の記憶ではなく会社の表に残る。そうして空いた力を、
長くおつきあいいただいているお客様への次のご提案や、
商品をもっと良くすることに向けていけます。

この記事のまとめ

よくある質問

無料の顧客管理表テンプレートを使ってもいいですか？

A．使って大丈夫です。ただ、先に要らない列を消してください。

テンプレートは、
どの会社にも合うように列が多めに作られています。「月に1回、何を決めるか」に使わない列は、
最初は消しておくほうが続きます。

エクセルとスプレッドシート、どちらがいいですか？

A．何人かで同時に書き込むなら、
スプレッドシートが向いています。

社長1人で管理するならどちらでも構いません。慣れているほうを選んでください。

お客様の個人情報の扱いで、気をつけることはありますか？

A．見られる人を絞り、持ち出しのルールを決めておきます。

ファイルに見られる人の制限をかける、
個人のスマホやUSBに保存しない、
といったルールを先に決めます。お客様の情報をAIのサービスに渡す場合は、
社内のルールと、
使うサービスの利用規約も確かめてください。

---

お客様とのつながりを、会社の資産にする

顧客管理表は、列を選ぶ順番さえ間違えなければ、
名簿から「次の一手を決める表」に変わります。今あるお客様とのつながりを活かした事例と、
最初の30日間の進め方は、
無料の3大特典にまとめています。

3つの特典を無料で受け取る→

すでに相談したいことが決まっている方は、
こちらからどうぞ。

▶ 30分の無料個別相談

← 読みもの一覧へ