社員を増やす前に、確認・手戻り・二重入力を減らす人手不足対策は採用だけじゃない

人手不足の対策は、採用だけではありません。社員を増やす前に、
社内の「確認・手戻り・二重入力」を減らします。この3つは、人数が増えるほど一緒に増えていく仕事です。先に減らしておくと、今いる人の時間が空き、
その時間を利益とお客様の満足を生む仕事に向けられます。

人が足りない。でも、募集を出しても思うように人が来ない。採用できても、教えているあいだに社長の仕事が止まる。

そんな状態が続いていないでしょうか。人が足りないなら採用する。とても自然な考え方です。ただ、人を増やす前に一度だけ、
社内の仕事の中身を見てほしいと思っています。

足りないのは、本当に「手」でしょうか。それとも、確認を待つ時間、やり直しの時間、
同じ数字を何度も入れる時間に、
今いる人の手が取られているのでしょうか。

この記事では、採用の前にできる人手不足の対策として、
確認・手戻り・二重入力の3つを減らす考え方と進め方を、
私の経験も交えてお伝えします。

人手不足の対策は、採用のほかに何がありますか？

大きく分けると、
「人を増やす」「外に任せる」「社内の仕事そのものを減らす」の3つです。この記事で扱うのは3つ目です。

人を採りにくい状態は、すぐには変わりそうにありません。帝国データバンクが2026年7月に行った調査（全国2万2,350社が対象、有効回答1万518社。大企業も含めた全業種の数字）では、
正社員が不足していると答えた企業は51.3％でした。（出典：帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査（2026年7月）」）

同じ帝国データバンクの集計では、
2026年4〜9月に「人手不足」が原因の倒産が225件あり、
年度上半期として4年連続で過去最多でした（負債1,000万円以上・法的整理による倒産が対象）。レポートでは、人件費の上昇を「価格転嫁や生産性向上によって」吸収できるかが分かれ目だと書かれています。（出典：帝国データバンク「人手不足倒産の動向調査（2026年度上半期）」）

数字だけを見ると怖くなりますが、裏を返せば、
今いる人で回せる量を増やせる会社は、
それだけで選べる打ち手が増えるということです。そのいちばん手前にあるのが、
確認・手戻り・二重入力を減らすことです。

確認・手戻り・二重入力とは、どんな仕事のことですか？

どれも、それ自体はお客様に何も届けていないのに、
毎日の時間を取っていく仕事です。

確認：「これで進めていいですか？」を社長や上の人に聞き、
返事を待つ時間です。聞く側も、聞かれる側も手が止まります。

手戻り：やったあとで「そうじゃない」と言われ、
やり直す時間です。最初に何を基準に判断するかが渡っていないと起きます。

二重入力：同じお客様の情報や数字を、
別のシートや別のシステムに入れ直す時間です。転記のたびに、写し間違いを確かめる確認も増えます。

3つとも、人が1人増えるごとに増えていくのが特徴です。新しく入った人は、最初は確認が多くなります。基準を知らないので手戻りも出ます。入力する人が増えれば、
同じ数字が入る場所も増えていきます。

なぜ人を増やしても忙しさが減らないのですか？

社長の手元に「最後の判断」が残ったままだと、
人を増やしても、
その人の仕事の最後が社長に戻ってくるからです。

コンサル事業で、
ライティングの添削や原稿づくり、
商品づくりのご相談などを一緒に提供できるよう、
外注さんを10名ほど集めてお願いしたことがあります。本当にいい方ばかりで、ありがたかったです。

でも、始めてみると、私の仕事はむしろ増えました。サポートをお願いしても、
書いていただいた原稿についても、
「これでいいか」と私に意見や添削を求められることが多くなったんです。人数は増えたのに、確認の行き先は私ひとりのまま。お金も時間もかかって、失敗でした。

原因は、外注さんではなく私の段取りでした。マニュアルを作らず、どこまで任せて、
どこから私が見るのか、
判断の基準を渡していなかった。だから、お願いした人数の分だけ、
確認が私に戻ってきたんです。

もうひとつ、人数とは関係なく詰まっていた経験もあります。2016年に起業して物販をしていた頃、
国内外の外注さん20名ほどにお願いしていて、
人数はちょうど回るだけいました。それでも、受注後の送金や在庫確認の依頼のやりとり、
発送後の到着確認などに、
気持ちがずっと持っていかれていました。どの業務も、最後のところで私の確認が必要だったからです。

人数を増やしたときも、
人数が足りていたときも、
詰まっていたのは同じ場所でした。確認の行き先が1か所に集まっていれば、
人数に関係なく、そこが詰まります。

なぜ採用や外注、ツール導入だけではうまくいかないのですか？

確認・手戻り・二重入力の原因が「人数」ではなく、
「判断の基準が言葉になっていないこと」と「情報の置き場所が決まっていないこと」にあるからです。ここが変わらないまま人を足すと、
上の外注さん10名の話と同じことが起きます。

ツールも同じです。新しいシステムを入れても、
以前のシートも残したままにすると、
入力する場所が1つ増えるだけになります。この話は AIを入れても社長の仕事が減らない理由 でも詳しく書いています。

確認を減らすには、どうすればいいですか？

「誰が、どの基準で決めてよいか」と「どこから先は社長に戻すか」の線を、
先に決めます。

物販の頃、私はまとめ役の方に、
リサーチと買い付けの依頼をお任せしました。ただ、お金の判断は自分に残しました。実際に会ったことのない海外の方だったので、
そこは私でないと不安だったからです。線を引いてからは、仕事は楽になりました。

全部を任せたわけではありません。「ここまでは任せる」「ここからは私」を決めたことで、
確認が来る場所と来ない場所が分かれました。

確認を減らすときは、
次の2つを書き出すところから始めます。

• 社長が「それでいいよ」と毎回答えている確認（ほぼ毎回同じ答えなら、基準にして渡せます）
• 社長が本当に見なければいけない確認（お金・お客様との約束・会社の信用に関わるもの）

前者を基準にして渡し、後者だけを社長に残します。社長が休む前に引いておく線については、
社長が3日休んでも仕事が進む会社の作り方 にまとめています。

手戻りを減らすには、どうすればいいですか？

仕事を渡すときに、
「何をするか」だけでなく「何を見て良し悪しを決めるか」まで渡します。

基準が言葉になっていないと、
任された人は分からないところで迷い、
聞きに来るか、自分の判断で進めてやり直しになりやすくなります。

決まった教え方で仕事を教わる人は、多くありません。経済産業研究所（RIETI）のコラムで紹介されているリクルートワークス研究所の調査（2024年、日本で働く30代・40代の雇用者3,683人が回答）では、
2023年の1年間に「一定の教育プログラムをもとに、上司や先輩から指導を受ける」形で教わった人は、
日本では12.0％でした。（出典：RIETI 岩本晃一「なぜ日本人の生産性はドイツ人の半分なのか（6）」2026年8月10日）

社長やベテラン社員の頭の中にある判断基準は、
会社の大事な資産です。私はこれを、会社に眠っている6つの経営資産のひとつ「人に蓄積された知識・経験」と呼んでいます。言葉にしてマニュアルや手順（「仕組み・ノウハウ」）に移すと、
手戻りが減るだけでなく、
次に入る人に教える時間も短くなります。言葉にする進め方は、
属人化をなくすには？ で詳しく書いています。

二重入力を減らすには、どうすればいいですか？

同じ情報を入れる場所を1つに決め、
ほかの場所はそこから読む形にします。

お客様の情報、問い合わせ、見積、売上。こうした「蓄積されたデータ」が、
別々のシートや、
担当者のパソコンの中に散らばっている会社は少なくありません。入れる場所が増えるほど、転記と、その確認が増えます。

私の会社では、スプレッドシート、
配信やLPのツール、
Notion（社内のデータベース）、
AIをつないだことで、
数字を見て分析して直すところまでを、
私ひとりですぐに回せるようになりました。同じ数字をあちこちに入れ直す手間が減ると、
入力より、その数字を見て次の一手を考えることに時間を使えます。

二重入力を見つけるには、
まず「同じ数字が載っている表」を並べてみることです。お客様の名前が3つの表に出てくるなら、
入力も3回しています。どれを正にするかを決めるだけで、
手間は1回で済むようになります。

採用の前に、どの順番で進めればいいですか？

いきなり全部を変えるのではなく、次の順番で、
1つずつ進めます。

1. 1週間、確認・やり直し・入力し直しを書き留める：誰が、
   何を、誰に聞いたか。何をやり直したか。どこからどこへ写したか
2. いちばん多いものを1つ選ぶ：3つ全部を一度に直そうとしない
3. 人・AI・仕組みに振り分ける：判断は人、
   下書きや集計はAI、毎回同じ手順は仕組みへ。私は、社長が集中すべき仕事を5つに分けていて、
   この「人・AI・仕組みに振り分ける」はそのひとつです。作業を誰かに渡したあとも、
   振り分けそのものは社長が持ちます
4. 基準と置き場所を決めて渡す：「ここまでは任せる」「この表が正」を言葉にする
5. 数字で確かめてから、
   次へ進む：確認・やり直しの数が減ったかを見て、次の1つへ

それでも足りない分を、採用で埋めます。仕事の中身を整えたあとに入った人は、
確認・手戻り・二重入力の少ない状態から始められるので、
早く力を出せます。

早く小さく試して、数字を見ながら直していく。これは私が事業を続けてきて、
ずっと大事にしていることです。

整えたあと、どこで止まりやすいですか？

書き出して、振り分けて、
基準を決めるところまでは、社内でもできます。止まりやすいのは、そのあとです。日々の仕事に追われると、
決めた基準を回しながら直していくところが後回しになります。

私は、そのあとの部分を、
目標と成果指標を一緒に決めたうえで、
達成まで伴走しています。

私が目指しているのは、
データ・専門知識・ノウハウを活かして、
人とAIが成果を出せる組織をつくる。そのことです。判断の基準を言葉にし、
データの置き場所を決めておくのは、
その土台づくりにあたります。確認・手戻り・二重入力が減って空いた時間は、
お客様の声を聞くことや、商品を磨くこと、
次の一手を決めることに向けられます。人手不足の対策の本当の目的は、そこにあると思っています。

この記事のまとめ

よくある質問

小さな会社でも、確認・手戻り・二重入力はそんなに多いのですか？

A．人数が少ない会社ほど、
確認の行き先が社長1人に集まりやすいです。

社員が数名でも、
すべての最後が社長の確認になっていれば、
社長の時間がそこで埋まります。まずは1週間、書き留めてみると、
どこに集まっているかが見えます。

業務を減らすために、新しいシステムを入れたほうがいいですか？

A．入れる前に、どの表を正にするかと、
誰が何を決めるかを先に決めてください。

そこが決まらないまま入れると、
入力する場所が1つ増えるだけになりがちです。決めてからなら、
今あるシートのままで減らせることも多いです。

それでも人が足りないときは、どうすればいいですか？

A．採用してください。ただ、仕事の中身を整えてからのほうが、
入った人が早く力を出せます。

確認・手戻り・二重入力が減った状態で迎えると、
教える時間も短くなります。採用と、仕事を整えることは、
どちらか一方ではなく順番の問題です。

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